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Case РComo o Grupo Boticário implementou videoconferência

Case РComo o Grupo Boticário implementou videoconferência

by 12 de abril de 2018 0 comments

Tornar a comunicação e colaboração ainda mais ágeis e efetivas entre as equipes do Grupo Boticário foi o principal desafio a ser atendido pela tecnologia de vídeo colaboração. A prioridade é a segurança do colaborador por meio de tecnologia de comunicação eficiente e produtiva.

O Grupo Botic√°rio √© din√Ęmico por natureza, e nele encontram-se muitas empresas dentro de uma. No segmento de beleza, o grupo √© laborat√≥rio, pesquisa, f√°brica, log√≠stica, marketing, varejo, o qual vivencia o processo de sonhar com um produto at√© v√™-lo chegar ao mercado.

S√£o mais de 4.000 pontos de venda, em 1.750 cidades, formando a maior rede de franquias de beleza no mundo. Pelo e-commerce, as marcas do grupo ‚Äď O Botic√°rio, Eudora, quem disse, berenice? e The Beauty Box ‚Äď chegam aos consumidores de 100% do Brasil.

Em sua ampla capilaridade, o grupo possui unidades em S√£o Jos√© dos Pinhais (PR), Regi√£o Metropolitana da capital paranaense, onde fica a primeira f√°brica. Neste mesmo local est√° um Centro de Pesquisa e Desenvolvimento com tecnologia de ponta. O grupo conta com dois centros de distribui√ß√£o para o Brasil: um em Registro (SP) e outro em S√£o Gon√ßalo dos Campos (BA). Tamb√©m na Bahia, na cidade de Cama√ßari, foi constru√≠da a f√°brica de beleza mais sustent√°vel do Brasil. Mant√™m, ainda, escrit√≥rios em S√£o Paulo (SP), Curitiba (PR) e, no exterior, na Col√īmbia e em Portugal.

‚ÄúAs solu√ß√Ķes Polycom proporcionam um meio de intera√ß√£o que encanta e potencializa a colabora√ß√£o e engajamento dos colaboradores no alcance das metas do Grupo Botic√°rio‚ÄĚ, destaca Nicolas Simone, Diretor de Tecnologia da Informa√ß√£o do Grupo Botic√°rio.

Hoje, a vídeo colaboração está incorporada no dia a dia dos colaboradores do Grupo Boticário como importante ferramenta para o fluxo de trabalho, mas, sobretudo, porque a corporação priorizou evitar ou diminuir os riscos relacionados a viagens a seus profissionais. Isso resultou também em melhor qualidade e equilíbrio entre vida profissional e a pessoal dos colaboradores. Neste sentido, a alta disponibilidade da plataforma de videoconferência é condição sine qua non no grupo.

Todos os ambientes de videoconfer√™ncia do Grupo Botic√°rio contam com alta disponibilidade padr√£o 24×7, resultado da implementa√ß√£o de uma solu√ß√£o de v√≠deo colabora√ß√£o no data center em S√£o Paulo redundante ao ambiente existente no data center da sede em S√£o Jos√© dos Pinhais. Nicolas Simone enfatiza que a alta disponibilidade est√° relacionada ao colaborador nunca ter problemas para usar a sala de videoconfer√™ncia; sempre deve haver uma sala dispon√≠vel para ser utilizada a qualquer momento.

 Demandas
A vídeo colaboração ingressou no dia a dia do Grupo Boticário em 2010, a partir da primeira demanda vinda da sua área de marketing e da agência de publicidade e propaganda. Com o intuito de evitar deslocamentos das equipes de ambos os lados entre Curitiba e São Paulo, após experimentarem o sistema de vídeo que a agência forneceu, o Grupo Boticário teve a indicação da tecnologia Polycom e adquiriu a primeira plataforma de videoconferência para suprir essa demanda.

Ao ter esse primeiro contato com v√≠deo, o Grupo Botic√°rio entendeu que era poss√≠vel implementar a tecnologia expandindo-a para todas as √°reas, solicitando √† equipe de TI uma solu√ß√£o corporativa. Assim, cinco salas de videoconfer√™ncia foram instaladas para qualquer colaborador do grupo utilizar, sendo uma delas para a pr√≥pria √°rea de TI a fim de acompanhar e gerenciar a plataforma e as outras quatro salas para reuni√Ķes, todas na sede em Curitiba.

Em 2012, a v√≠deo colabora√ß√£o j√° havia se tornado um h√°bito gerando a amplia√ß√£o de cinco para 13 salas. ‚ÄúEm dois anos essas salas j√° n√£o comportavam mais a crescente demanda e, ap√≥s estudo que fizemos em 2014, unidades al√©m da sede come√ßaram a ter suas salas de videoconfer√™ncia, como o Centro de Distribui√ß√£o em Registro (SP), escrit√≥rios administrativos em SP, f√°brica na Bahia‚ÄĚ, conta Nicolas Simone. Conforme surgiam demandas e novas unidades em cada localidade, estava inerente a necessidade de v√≠deo colabora√ß√£o. ‚ÄúAl√©m disto, o pessoal identificou um aumento de produtividade, porque a comunica√ß√£o √© efetiva e bem mais clara em √°udio e v√≠deo, e todos s√£o assertivos ao compreenderem este benef√≠cio‚ÄĚ, comenta o diretor.

Resultados
As demandas come√ßam a ser mensuradas no Grupo Botic√°rio, at√© mesmo para ter par√Ęmetros concretos dos resultados em produtividade, economia com viagens e redu√ß√£o de emiss√£o de CO¬≤.

A equipe de TI fez uma estimativa somente do custo com a parte a√©rea, no per√≠odo de 2015 at√© esse momento em 2017, chegando a um c√°lculo aproximado de uma economia de R$ 6 milh√Ķes. A base para esse c√°lculo estimado foi o exemplo de uma chamada entre Curitiba e S√£o Paulo em que pelo menos uma pessoa teria viajado, gerando tal despesa em dois anos.

Outra avaliação foi um comparativo de quantidade de chamadas de videoconferência entre julho de 2016 ao mesmo mês deste ano que indicou um pouco mais que o dobro de aumento: em julho do ano passado foram realizadas 793 chamadas, enquanto em 2017 o volume foi de 1.702 chamadas no mês.

‚ÄúPara obtermos m√©tricas efetivas, neste ano adquirimos a solu√ß√£o Polycom RealAccess para um padr√£o de relat√≥rios de indicadores de retorno de investimento, produtividade e controle de emiss√£o de CO¬≤, comprovando a preocupa√ß√£o e as a√ß√Ķes constantes de sustentabilidade do Grupo Botic√°rio como tamb√©m no planejamento de expans√£o da plataforma de v√≠deo colabora√ß√£o‚ÄĚ, conta Nicolas Simone.

 Benefícios para os Negócios
A expans√£o de salas de videoconfer√™ncia, comunica√ß√£o eficaz, alta disponibilidade da solu√ß√£o, aumento de produtividade, agilidade nas a√ß√Ķes, facilidade de uso, economia de tempo e de despesas s√£o considerados tamb√©m principais benef√≠cios obtidos no uso de tecnologia de v√≠deo colabora√ß√£o.

As aplica√ß√Ķes mais utilizadas nessa plataforma v√£o desde as reuni√Ķes semanais de alinhamento no Grupo Botic√°rio para discuss√£o com as equipes sobre o que ir√° acontecer na semana; reuni√Ķes de projeto para definir as propagandas; as de diretoria para tomada de decis√£o; entre diversos outros tipos.

Tudo isto se passa em um ambiente corporativo que, atualmente, possui 60 salas de videoconfer√™ncia, sendo 58 delas no Brasil e duas no exterior. Em Portugal para uso do escrit√≥rio que administra as lojas da marca O Botic√°rio; e na Col√īmbia para o escrit√≥rio tamb√©m de O Botic√°rio.

J√° as 58 salas do grupo no Brasil est√£o distribu√≠das da seguinte maneira: 04 salas na f√°brica em Cama√ßari (Bahia); 01 sala em S√£o Gon√ßalo dos Campos (Bahia) no centro de distribui√ß√£o de produtos; 14 salas de videoconfer√™ncia no pr√©dio do Corporate Jardim Bot√Ęnico (sede) em Curitiba onde est√° a opera√ß√£o de call center e administrativo (diretoria, RH, Jur√≠dico, demais √°reas); 22 salas na principal f√°brica, a do Paran√° em S√£o Jos√© dos Pinhais; 13 salas em S√£o Paulo no escrit√≥rio do pr√©dio Continental no bairro de Vila Ol√≠mpia, na capital, onde uma equipe administrativa faz a gest√£o das marcas Eudora, quem disse, berenice? e The Beauty Box; 01 sala em Registro (SP) no centro de distribui√ß√£o; 01 sala em Serra (ES) no centro de distribui√ß√£o e 02 salas em Curitiba sendo uma para o Instituto e Funda√ß√£o Grupo Botic√°rio de Prote√ß√£o √† Natureza e outra para o Escrit√≥rio Interbelle.

A integra√ß√£o com outras tecnologias √© outro ponto forte na plataforma de v√≠deo colabora√ß√£o. O Grupo Botic√°rio conta hoje com mais de 10.000 colaboradores, todos utilizando o Microsoft Skype for Business, sendo que 400 deles fazem uso integrado deste ambiente com a plataforma de videoconfer√™ncia da Polycom. ‚ÄúSe um colaborador de S√£o Paulo precisa de uma sala de videoconfer√™ncia e n√£o tem uma dispon√≠vel, a pessoa participa da videoconfer√™ncia atrav√©s do pr√≥prio notebook, usando o Skype for Business‚ÄĚ, exemplifica Nicolas Simone.

Al√©m disto, a diretoria adota ainda a tecnologia Polycom Acoustic Fence‚ĄĘ na sala de reuni√Ķes em Curitiba permitindo conversa√ß√Ķes livres de ru√≠do e de eco. O corpo diretivo optou tamb√©m pela solu√ß√£o de mobilidade Polycom¬ģ RealPresence¬ģ Mobile em tablets, smartphones e notebooks.

A cultura de v√≠deo no Grupo Botic√°rio foi rapidamente absorvida tanto pelos benef√≠cios proporcionados como pelo trabalho de TI em tornar a tecnologia f√°cil de ser usada. ‚ÄúUma das principais preocupa√ß√Ķes nossas foi a usabilidade em v√≠deo colabora√ß√£o. Fizemos um laborat√≥rio com todas as possibilidades de aplica√ß√£o pelo usu√°rio e, assim, tivemos um cuidado especial para montar a plataforma‚ÄĚ, conta Nicolas Simone. Ao final desse projeto, a equipe de TI realizou workshops com os pontos focais das √°reas do grupo. ‚ÄúUm diferencial nosso √© que voc√™ entra na sala de reuni√£o, liga a TV ou monitor e a instru√ß√£o de uso j√° aparece na tela no momento em que a videoconfer√™ncia √© acionada.‚ÄĚ

Projeto e futuro
Elenara Geraldo, consultora de TI esteve √† frente do projeto de videoconfer√™ncia no Grupo Botic√°rio. Realizou pesquisa de mercado, testes e homologa√ß√Ķes entre os anos de 2008 e 2009 para implementar a plataforma Polycom em 2010.

A defini√ß√£o pelas solu√ß√Ķes Polycom levou em considera√ß√£o caracter√≠sticas da tecnologia da empresa como qualidade, inova√ß√£o, interoperabilidade, padr√Ķes abertos, confian√ßa na marca e confiabilidade. De acordo com Nicolas Simone, ‚Äúa confiabilidade deveu-se aos resultados dos testes realizados os quais apontaram que a solu√ß√£o Polycom est√° dispon√≠vel para uso, com qualidade de imagem e √°udio perfeitos e com uma administra√ß√£o simplificada do ambiente para a TI monitorar e ajustar par√Ęmetros remota e proativamente em todas as salas de videoconfer√™ncia. Isto faz muita diferen√ßa para o Grupo Botic√°rio‚ÄĚ.

Uma outra quest√£o est√° relacionada aos processos do grupo. Nicolas Simone relata que, de 2014 at√© o momento, as √°reas seguem demandando novas salas e, para apoiar no planejamento e investimento, ela e a equipe de TI elaboraram um cat√°logo de solu√ß√Ķes audiovisuais contendo informa√ß√Ķes de valores/precifica√ß√£o e projeto de uma sala.

Nesse catálogo constam quatro modelos de salas de videoconferência com indicação de metragem, capacidade de pessoas: uma com projetor, projetor com TV, sala com duas TVs ou com apenas uma TV. Esse material foi montado especialmente para o usuário final, com imagem ilustrativa da composição da sala e o custo estimado, sem detalhes técnicos porque o interesse do usuário é ter e usar o recurso.

A equipe de TI do Grupo Botic√°rio fez a documenta√ß√£o e detalhou os projetos de salas para o cat√°logo, e contaram com o apoio da DIGITALNETBR para a estimativa de valores para expans√£o de salas. ‚ÄúAuxiliamos continuamente o Grupo Botic√°rio na consultoria t√©cnica para aplica√ß√£o aos neg√≥cios, testes de produtos Polycom e vendas‚ÄĚ, aponta Fabr√≠cio Margarido, gerente de contas na DIGITALNETBR.

A partir de requisi√ß√Ķes de novas salas, a equipe de TI elabora um Capacity Plan verificando o ambiente e analisando as tend√™ncias. Com pouco mais que o dobro de chamadas de v√≠deo no comparativo do m√™s de julho 2016 e 2017, √© necess√°rio planejar o que vai ser expandido, qual investimento necess√°rio em projeto e em licenciamento. Do Capacity Plan de 2016 est√£o sendo implementadas neste ano as solu√ß√Ķes Polycom RealPresence Web Suite, para a demanda de confer√™ncia por web integrada √†s salas de videoconfer√™ncia; solu√ß√£o de monitoramento da qualidade das chamadas de v√≠deo em conjunto ao Polycom RealAccess para ter gama maior de relat√≥rios e m√©tricas.

Há ainda a programação para fazer um upgrade da plataforma Polycom RealPresence Collaboration Server (RMX) instalada em 2014, para ampliar a compatibilidade com Skype for Business. Concluindo esse planejamento, o Grupo Boticário deseja ter uma infraestrutura de vídeo mais ágil em termos de expansão e, por isso, está finalizando a implementação do Polycom RealPresence Clariti que é um modelo novo e ágil de licenciamento da Polycom.

Solu√ß√Ķes Polycom no Grupo Botic√°rio

  • 58 salas de videoconfer√™ncia no Brasil com os sistemas Polycom RealPresence Group Series 310, 500 e 700
  • 02 salas no exterior s√£o equipadas com sistemas Polycom HDX 7000 series
  • Plataforma Polycom RealPresence Collaboration Server (RMX)
  • Polycom RealAccess
  • Polycom RealPresence Clariti
  • Polycom RealPresence Web Suite
  • Polycom Acoustic Fence
  • Polycom RealPresence Mobile

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